法定４帳簿の種類と概要

法定４帳簿の概要

法定４帳簿とは、労働基準法で作成・保存を義務付けられている「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」「年次有給休暇」の総称のことをいいます。

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法定4帳簿を作成する目的は、労働基準法を遵守し、労働者を適正に管理することにあります。具体的には、労働時間、賃金、有給休暇の状況を正確に把握し、過重労働の防止や適正な賃金支払いを行うことを目的としています。

また、労働基準監督署や年金事務所の調査では、労務管理状況を確認するために法定4帳簿の提出を求められることがあるため、作成をするだけでなく、いつでも提出できるようにしておく必要があります。

法定4帳簿の作成・保存に関する事項

法定4帳簿すべてにおいて、決まった様式は定められていません。労働基準法で定められた記載事項について、要件を満たしていれば任意の形式であっても問題ありません。

法定4帳簿の作成を義務付けられているのは、労働者を雇用する「使用者」になります。ここでいう使用者とは、事業主のことを指し、会社などの法人だけでなく、従業員を雇用する個人事業主も含まれます。

したがって、従業員を一人でも雇用していれば法定4帳簿の作成・保存を行わなければいけません（年次有給休暇管理簿については、年間10日以上の有給休暇が付与される従業員がいる場合のみ）。

法定4帳簿は、原則として「事業場単位」で作成・保管する必要があります。ここでいう事業場単位とは、企業が「事業を行っている場所」のことを意味し、具体的には本社や支店、工場など、それぞれの場所のことを指します。

したがって、法定4帳簿を本社で一括して作成・管理をしている場合は、各事業所から法定4帳簿を確認できる状態にするか、もしくは本社分とは別に各事業所分の法定4帳簿を作成し、書面やデータ等で配布する必要があります。

法定3帳簿（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）については、正社員、パート、アルバイトなど雇用形態を問わず、すべての従業員が対象となります。年次有給休暇管理簿については、年間10日以上の有給休暇が付与されるすべての従業員が対象となります。

ただし、派遣社員の場合は、有給休暇を付与する派遣元企業が管理簿を作成するため、派遣先の事業主は作成する必要はありません。

法定4帳簿には、労働基準法でそれぞれ記載事項が定められており、それらの事項を記載した帳簿を作成する必要があります。各帳簿の記載事項は、以下になります。

法定4帳簿の保存方法は、紙媒体または電子データどちらでも構いません。ただし、労働基準監督官などから求められた場合は、いつでも提出・閲覧できる状態で保管をしておかなければいけません。

なお、電子データで保存をする場合は、労働基準法に定められた以下の3要件を満たしていることが求められます。

法定4帳簿にはそれぞれの帳簿について、保存期間が定められているため、各帳簿についてその期間保存をしなければいけません。なお、保存期間についてはもともと3年間でしたが、労働基準法の改正により、保存期間が5年間へと変更になりました。ただし、経過措置として当分の間は3年間となっています。

法定4帳簿の作成・保存について違反があった場合は、労働基準法に基づき罰則が科されます。ただし、違反が発覚した場合は、まず労働基準監督署から是正勧告がなされ、これに従わない場合に罰則が適用されるのが一般的です。